Llega el verano, y con él, la pesadilla de los mails cruzados, las hojas de cálculo desbordadas y las quejas silenciosas que no llegan al buzón de RRHH, pero sí al café de la mañana.
Ese era el escenario de Laura, responsable de RRHH en una empresa de 150 personas. Hasta que dijo basta.
Este es el antes y el después de un proceso que cambió no solo su forma de trabajar, sino la manera en que su equipo percibe la gestión del tiempo.
El problema no era la gente, era el sistema
Durante años, Laura usó el clásico combo:
🗂️ Excel compartido + 📧 cadenas de emails + 😓 recordatorios manuales.
El resultado:
Dudas constantes sobre quién estaba de vacaciones y cuándo.
Aprobaciones duplicadas o fuera de plazo.
Solapamientos en equipos clave.
RRHH desbordado con tareas administrativas que no aportaban ningún valor estratégico.
Y lo peor: el equipo empezaba sus vacaciones con la sensación de que todo había sido un caos.
La decisión: digitalizar o morir en la orilla
Laura sabía que algo tenía que cambiar.
Pero no buscaba una herramienta más. Buscaba una solución real:
Que fuera fácil de implementar.
Que se integrara con lo que ya usaban.
Que no necesitara una semana de formación.
Que diera autonomía a los empleados y visibilidad a los managers.
Así fue como llegó a Piloota.
El cambio: un sistema que piensa por ti
La implementación no llevó semanas. Llevó horas.
✔️ Se configuraron reglas personalizadas para cada departamento.
✔️ Se cargaron los días disponibles y festivos automáticamente.
✔️ Los empleados empezaron a solicitar vacaciones desde su portal.
✔️ Los managers aprobaron con un clic y visibilidad completa del equipo.
Resultado directo:
📉 -80% de correos internos relacionados con vacaciones en solo 3 semanas.
📈 +100% de claridad y percepción de justicia en el proceso, según encuesta interna.
¿Qué cambió realmente?
Autonomía sin perder control
Cada persona podía ver sus días disponibles, sus compañeros ausentes y solicitar vacaciones sin esperar días una respuesta.
Aprobaciones rápidas, pero con criterio
Los responsables ya no actuaban a ciegas. Veían en tiempo real las cargas de trabajo, los turnos y los solapamientos.
Menos RRHH operativo, más RRHH estratégico
Laura dejó de ser una “gestora de solicitudes” para volver a enfocarse en lo que realmente transforma la empresa: personas, cultura y talento.
Lecciones aprendidas del cambio
El Excel no es el enemigo, pero tiene fecha de caducidad.
Cuando el volumen crece, los errores y la frustración también.El software no es solo una herramienta, es una experiencia.
Piloota no solo automatiza. Ordena, aclara, y mejora la percepción del proceso.Digitalizar no es complicarse: es descomplicarse.
Si da más trabajo que antes, no es la solución correcta.
Conclusión: no es solo por ti, es por todo el equipo
Cambiar la gestión de vacaciones no se trata solo de optimizar un proceso.
Se trata de cómo se siente tu equipo antes, durante y después de sus días de descanso.
Se trata de hacer que RRHH deje de apagar incendios para empezar a diseñar cultura.
Laura lo hizo. Y tú también puedes.
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